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内部通報制度(ヘルプライン)

方針

ポーラ・オルビスグループは、ポーラ・オルビスグループヘルプラインを設置し、「コンプライアンス違反の早期発見・未然防止」、「コンプライアンス違反の解決および再発防止」、「コンプライアンス違反に対する自浄能力を発揮する為の通報・相談の受け入れ」、「ステークホルダーからの信頼獲得に資するなど、企業価値の向上や事業の持続的発展への寄与」を行っていきます。

体制

ポーラ・オルビスグループでは、グループ全役員・従業員を対象に、通報や相談ができる体制を構築し、社内のリスク情報を直接把握してリスクの提言や違反防止につなげています。通報は、外部の委託業者で受付け、匿名化され、通報内容だけがグループCSR委員会事務局に報告されます。通報は、24時間365日e-メールまたは手紙で受け付けています。グループCSR委員会事務局では、各社関係部署にて調査を実施し、調査の結果、改善すべき事実が見つかった場合は改善を指示します。ヘルプラインの利用状況については、毎月監査役に対して報告しています。また、定期的に取締役会に報告しています。ヘルプラインの仕組みにおいては、通報者の匿名性は守られ、社内規定および法令などで保護され、不利益な取り扱いをされることはありません。万が一、通報者が通報を理由とした報復を被った場合には、社内規定に則り会社として是正します。また、海外グループ会社、海外の事業所についても国内と同様のヘルプラインを導入しており、現地の言語で通報ができる仕組みを整えています。また、2018年にポーラ・オルビスホールディングスの経営層が通報対象になった場合は、外部窓口からポーラ・オルビスホールディングスの監査役に直接報告するルートを設置しました。

[ヘルプラインの仕組み]

従業員への周知

全グループ従業員に対し、利用方法を記載した冊子を配布して啓蒙しているほか、従業員対象のコンプライアンス意識調査で認知度を測定し、認知度が低い事業所には告知ポスターを掲示するなど、積極的に告知しています。

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